Jak organizować konkursy zgodnie z prawem?

Jak organizować konkursy zgodnie z prawem?

Organizacja konkursów przez agencje reklamowe może być prawdziwym wyzwaniem nie tylko z punktu widzenia marketingowego, ale również prawnego. Wspólnie z Focus Agency Marketing zebrałem doświadczenia na temat niektórych problemów, które pojawiają się w praktyce agencji organizujących konkursy i przyjrzałem się im z punktu widzenia przepisów prawa.

Organizator konkursu – przywilej czy obowiązek?

Jedną z najbardziej problematycznych kwestii bywa ustalenie kto powinien w regulaminie zostać wskazany jako podmiot przeprowadzający konkurs (organizator) – zamawiający, czy agencja marketingowa?

Zdarza się, że klient chciałby maksymalnie ograniczyć swój udział w przeprowadzeniu wydarzenia. W takim przypadku oczekuje on, że to agencja zostanie wskazana jako organizator i administrator danych osobowych uczestników, a także jako podmiot, który dopełni formalności związanych z opłaceniem podatku od nagrody.

Jeżeli mamy do czynienia z typowymi konkursami, w których to zamawiający funduje nagrodę i ma dostęp do danych osobowych uczestników, to taka konstrukcja może być ryzykowna – i to zarówno dla klienta, jak i agencji.

W większości przypadków relacje gospodarcze i prawne pomiędzy stronami zdecydowanie lepiej będzie oddawało przyjęcie, że organizatorem jest klient, a agencja wykonuje czynności związane z przeprowadzeniem konkursu w imieniu zamawiającego. Kluczowe jest ustalenie, że agencja nie przeprowadza wydarzenia dla siebie, lecz właśnie dla klienta.

Takie założenie pozwoli uniknąć wielu wątpliwości prawnych.

Kto odpowiada za wadliwą nagrodę?

Po pierwsze trzeba pamiętać o tym, że organizator konkursu ponosi odpowiedzialność w stosunku do zwycięzcy za dostarczenie mu nagrody wolnej od wad. W wielu przypadkach to zamawiający decyduje o tym, co będzie nagrodą dla uczestników. W takiej sytuacji w interesie agencji będzie przesądzenie w regulaminie, że wykonuje ona czynności związane z organizacją konkursu w imieniu fundatora nagrody (klienta). Ewentualna odpowiedzialność za dostarczenie wadliwej nagrody będzie wtedy spoczywała na zamawiającym, a nie agencji. Pozwoli to ograniczyć ryzyko prawne, które może występować w przypadku, gdy mamy do czynienia z nagrodą o dużej wartości.

„[…] organizator konkursu ponosi odpowiedzialność w stosunku do zwycięzcy za dostarczenie mu nagrody wolnej od wad.” 

Kto jest administratorem danych osobowych? 

Wskazanie w regulaminie, że klient jest organizatorem, a agencja wykonuje czynności w jego imieniu pozwala też na uniknięcie wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych uczestników wydarzenia.

Klient powinien bowiem w takiej sytuacji zostać wskazany jako administrator danych osobowych, a agencja jako podmiot przetwarzający (tzw. procesor).

Często spotykana praktyka polegająca na określeniu, że to agencja marketingowa jest administratorem danych osobowych uczestników konkursu organizowanego dla klienta nie wydaje się być prawidłowa.

Agencja nie przetwarza przecież tych danych we własnych celach. Robi to na potrzeby zamawiającego. W większości przypadków zamawiający ma również dostęp do tych danych (chociażby dlatego, że konkurs jest przeprowadzany na jego fanpage’u na Facebooku). Zresztą nawet gdyby nie chciał się z nimi zapoznawać, to nie przesądza to o tym, że nie jest ich administratorem. Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (działającego przed wejściem w życie zmian w przepisach wynikających z RODO) to zamawiający przeprowadzenie konkursu powinien być uznany za administratora danych osobowych uczestników, nawet jeśli nie podejmuje żadnych decyzji co do tego jak konkurs jest organizowany i nawet jeśli nie otrzymuje żadnych danych osobowych uczestników (tak wynikało z jednej z wydanych przez GIODO decyzji). Wydaje się, że w obecnym stanie prawnym rola klienta powinna zostać zakwalifikowana tak samo.

„[…] zamawiający przeprowadzenie konkursu powinien być uznany za administratora danych osobowych uczestników, nawet jeśli nie podejmuje żadnych decyzji co do tego jak konkurs jest organizowany i nawet jeśli nie otrzymuje żadnych danych osobowych […]” 

Należy zatem założyć, że w typowych przypadkach, to jednak klient (a nie agencja) będzie administratorem danych osobowych uczestników. Zamawiający powinien zatem spełnić wobec uczestników obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 RODO. Wygodną formą spełnienia tego obowiązku jest zamieszczenie stosownej klauzuli informacyjnej w regulaminie. Agencja sporządzająca regulamin w tym zakresie powinna skonsultować się z zamawiającym w celu ustalenia sposobu w jaki przetwarza on dane osobowe (np. czy przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Obie strony powinny też pamiętać o obowiązku zawarcia między nimi umowy powierzenia przetwarzania danych. 

Kto powinien zapłacić podatek od nagrody? 

Okolicznością, o której niekiedy się zapomina jest obowiązek pobrania przez organizatora 10-procentowego podatku od nagrodzonej osoby (jeśli nie znajdzie zastosowanie żadne zwolnienie wskazane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Przy opisywanym wyżej podejściu, w którym to klient jest w sensie prawnym organizatorem konkursu, nie ma wątpliwości, że to właśnie on ma obowiązek pobrania tego podatku. Oczywiście nie ma przeszkód by w jego imieniu czynności w tym zakresie wykonała agencja. Formalnie jednak płatnikiem podatku będzie zamawiający.

Dużo większe wątpliwości pojawiają się w przypadku, gdy z regulaminu wynika, że to agencja organizuje konkurs. Teoretycznie bowiem obowiązek pobrania podatku ma organizator, co sugerowałoby, że powinna to zrobić agencja (we własnym imieniu). Organy podatkowe uważają jednak, że z punktu widzenia przepisów podatkowych organizatorem co do zasady jest zamawiający i to nawet jeśli w regulaminie wskazano inaczej.  

Podsumowanie

Niezależnie od tego jak bardzo klient chciałby ograniczyć swój udział w przeprowadzeniu konkursu, to w większości przypadków będzie on uznany za administratora danych osobowych i płatnika podatku od nagrody.

Są to aspekty, które nie mogą być zmodyfikowane postanowieniami regulaminów. Wydaje się zatem, że przyjęcie układu, w którym klienta wskazuje się jako organizatora a agencję jako podmiot wykonujący czynności w jego imieniu pozwala jasno określić sytuację prawną obu stron i uniknąć przynajmniej kilku poważnych wątpliwości prawnych.