Konsultacje z przedstawicielami osób świadczących pracę jako element wdrożenia PROCEDURY DLA SYGNALISTÓW

Powoli zbliża się termin na wdrożenie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i ochrony sygnalistów [„Procedura”].Ustawa zacznie obowiązywać 25 września 2024 r. Procedura natomiast wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników.  Z uwagi na powyższe wydaje się, że najpóźniejszy termin publikacji Procedury to 17 września 2024 r. W ostatnim czasie pojawiło się jednak stanowisko Ministerstwa pracy, w którym Ministerstwo wskazało, że termin ten może być przesunięty na początek przyszłego roku (w ocenie Ministerstwa dopiero wtedy pracodawca może zweryfikować stan zatrudnienia). Stanowisko to jednak jest dosyć zaskakujące mając na uwadze, że ustawa wchodzi w życie 25 września 2024 r.  i budzi wiele kontrowersji. Zanim jednak pracodawcy przekażą Procedurę do wiadomości pracowników muszą dopełnić dodatkowych obowiązków, które nakłada na nich ustawa o ochronie sygnalistów [„Ustawa”]. Zgodnie bowiem z art. 24 Ustawy pracodawca ustala Procedurę po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Taki tryb ma zapewnić pracodawcy sprawne wywiązanie się z obowiązku nałożonego dyrektywą i Ustawą tj. ustalenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych z jednoczesnym zapewnieniem możliwości wyrażenia opinii w kwestii takiej Procedury przez zakładową organizację związkową albo przedstawicieli osób świadczących pracę. 

Dodatkowo w celu usprawnienia konsultacji wprowadzony został ściśle określony termin na ich przeprowadzenie, tj. będą mogły trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu Procedury. 

Nieco prostszą sytuację mają pracodawcy, u których działa zakładowa organizacja związkowa, gdyż przed nimi tylko przeprowadzenie konsultacji z taką organizacją. Natomiast pracodawcy, u których nie działa taka organizacja w pierwszej kolejności będą musieli wyłonić przedstawicieli osób świadczących pracę na ich rzecz. Przepisy nie określają w jaki sposób wybory przedstawicieli powinny zostać przeprowadzone, wskazując jedynie, że powinny się one odbyć w sposób przyjęty w danym podmiocie.  

Przedstawiciele osób świadczących pracę

Dodatkowo, wskazany powyżej przepis Ustawy może budzić pewne wątpliwości, jako że posługuje się terminem przedstawicieli osób świadczących pracę, a nie pracowników. Regulacja ta nie jest zatem identyczna jak w przepisach prawa pracy. Wobec tego, w sytuacji, w której pracodawca zatrudnia zarówno pracowników, jak i np. zleceniobiorców lub współpracowników B2B, pojawia się pytanie w zakresie tego czy konsultacje powinny zostać przeprowadzone wyłącznie z przedstawicielami pracowników, zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę czy też z przedstawicielami innych grup jak zleceniobiorcy, współpracownicy B2B itd.

Ustawodawca nie daje nam precyzyjnej odpowiedzi. Z jednej strony mamy świadomość tego, że obowiązek wdrożenia Procedury spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 osób, przy czym do tych osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy oraz to, że sygnalistą również może być osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, co mogłoby sugerować, że konsultacje należałoby przeprowadzić nie tylko z przedstawicielami pracowników, ale także innych osób świadczących pracę na innej podstawie u danego pracodawcy. Z drugiej strony w uzasadnieniu do projektu Ustawy możemy przeczytać, że: „Procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie więc ustalana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (…) Dotychczasowi przedstawiciele pracowników mogą być stroną konsultacji w sprawie ustalania procedur wewnętrznych.”. Jak widać, w uzasadnieniu posłużono się wyłącznie terminem pracowników, a nie jak w przepisie Ustawy „osób świadczących pracę” co może sugerować, że celem było wprowadzenie takich regulacji jak w przepisach prawa pracy. 

Przepisy są w tym zakresie nieprecyzyjne, jednak mając na względzie całokształt regulacji wprowadzonych Ustawą, wydaje się słuszne, aby konsultacje przeprowadzić z przedstawicielami, którzy będą reprezentantami wszystkich grup osób świadczących pracę na rzecz danego pracodawcy, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Wybory przedstawicieli

Niezależnie od powyższych rozważań, dla tych pracodawców, którzy do tej pory nie mieli jeszcze okazji (np. w trakcie pandemii koronawirusa) wyłaniać przedstawicieli pracowników, poniżej kilka wskazówek na temat organizacji wyborów takich przedstawicieli. W zależności od sytuacji pracodawcy, takie wskazówki można zebrać w dokumencie np. regulaminie, który zostanie przekazany pracownikom.

Zgłoszenie kandydatur

W pierwszej kolejności pracodawca musi umożliwić pracownikom zgłaszanie swoich kandydatur np. za pośrednictwem wiadomości e-mail, pisemnie czy osobiście. Informację o konieczności wyłonienia przedstawicieli pracowników oraz przeprowadzanych wyborów można przesłać do pracowników za pośrednictwem wiadomości e-mail, umieścić na tablicy ogłoszeń czy też przekazać do ich wiadomości w inny sposób, funkcjonujący dotychczas u pracodawcy. 

Przeprowadzenie głosowania

Następnie potwierdzone kandydatury zostaną poddane pod głosowanie, które wyłoni przedstawicieli pracowników.

W przypadku pracodawców zatrudniających mniejszą liczbę pracowników głosowanie takie można z łatwością przeprowadzić podczas wewnątrzzakładowego spotkania wszystkich pracowników z pracodawcą. 

Natomiast w przypadku dużych podmiotów zatrudniających np. ponad 200 pracowników, zorganizowanie takiego spotkania może być trudne, a w niektórych przypadkach zwyczajnie niemożliwe. W takiej sytuacji dogodną forma może być przeprowadzenie głosowania w formie elektronicznej np. za pośrednictwem skrzynki e-mail. Tutaj jednak musimy mieć na względzie, że przy takiej formie przeprowadzenia głosowania wszyscy pracownicy powinni mieć zagwarantowany dostęp do skrzynki e-mail, na którą będą trafiać informacje dotyczące przeprowadzanych wyborów oraz z której będzie można zgłosić przedstawiciela czy oddać głos. Jeżeli jedynie część zespołu ma dostęp do skrzynki elektronicznej to można rozważyć przeprowadzenie głosowania w takiej formie jedynie dla części pracowników (tych, którzy posiadają dostęp do służbowej skrzynki e-mail) oraz dla pozostałej części pracowników wybory w tradycyjnej formie poprzez oddanie głosu do specjalnie przeznaczonej do tego celu urny wyborczej.

Ważne, aby możliwość oddania głosu zapewnić wszystkim pracownikom. W przeciwnym razie pominięci pracownicy mogliby kwestionować skuteczność przeprowadzonych wyborów.

Informacja o wynikach głosowania

Po przeprowadzeniu głosowania konieczne będzie poinformowanie wszystkich pracowników o wynikach głosowania. Informację taką najlepiej przekazać pracownikom w taki sam sposób w jaki pracodawca ogłosił przeprowadzenie wyborów.

Z wyboru przedstawicieli pracowników warto sporządzić protokół.

Konsultacje

Po dokonaniu wyboru przedstawicieli pracowników konieczne będzie przeprowadzenie z przedstawicielami pracowników konsultacji dotyczących Procedury. Konsultacje rozpoczynają się od przedstawienia przez pracodawcę projektu Procedury przedstawicielom. W ramach konsultacji przedstawiciele będą mogli wyrażać swoje opinie, zgłaszać uwagi, zastrzeżenia. Uwagi te nie będą co prawda wiążące dla pracodawcy, ale mogą okazać się pomocne i wartościowe dla pracodawcy przy tworzeniu Procedury.

Z przeprowadzenia takich konsultacji również warto sporządzić protokół, w którym opiszemy przebieg konsultacji, w tym zgłaszane przez przedstawicieli pracowników postulaty.

Mając na względzie fakt, że u niektórych pracodawców wybór przedstawicieli pracowników może okazać się nieco bardziej czasochłonny sugerujemy, aby przeprowadzić je odpowiednio wcześnie, aby bez problemu zdążyć z konsultacjami przed upływem terminu na wdrożenie Procedury. Warto zatem pomyśleć o tym już teraz. W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przeprowadzeniem wyborów, konsultacji, a także we wszystkich innych nurtujących Państwa kwestiach związanych z nowymi regulacjami zapraszamy do kontaktu.