Obowiązkowy KSeF coraz bliżej 

W ostatnich tygodniach przyspieszyły prace związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z założeniami, KSeF ma obowiązywać od 1 lutego 2026 r., przy czym obowiązkiem stosowania KSeF od tego terminu objęci będą podatnicy, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) wynosiła co najmniej 200 000 000 zł. Dla pozostałych podmiotów KSeF stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. (do 31 marca 2026 r. podmioty te będą one mogły wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej). 

Ministerstwo Finansów nie przewiduje odraczania wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF. 

W projekcie nowelizacji przepisów dotyczących KSeF znalazło się ponadto m.in.: 

• utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r. (wydłużenie okresu na dostosowanie się do nowych wymogów podatników dotychczas korzystających z możliwości wystawiania faktur z wykorzystaniem kas rejestrujących), 

• odroczenie wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury do końca 2026 r., 

• wprowadzenie na stałe tzw. „offline 24”, 

• wprowadzenie okresu przejściowego dla mikroprzedsiębiorców – jeżeli łączna wartość sprzedaży w miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł, podatnicy nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur, 

• dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów, 

• wprowadzenie możliwości przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem (pod warunkiem złożenia odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd). 

Ministerstwo Finansów przewiduje również udostępnienie od 1 listopada 2025 r. środowiska testowego KSeF 2.0, aby podatnicy mogli zapoznać się z obsługą oprogramowania i funkcjonalności, aby lepiej przygotować się do prawidłowego wypełniania obowiązków. Od tej daty możliwe ma być również pobranie certyfikatu KSeF (niezbędne do wystawiania faktur w trybie offline).  

Ministerstwo Finansów udostępniło już natomiast roboczą wersję nowej struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej – FA(3), a ostateczna wersja struktury ma zostać opublikowana w czerwcu. Niedostosowanie systemów do FA(3) może powodować odrzucenie faktur przez KSeF, a w konsekwencji – nałożenie kar. Po udostępnieniu ostatecznej struktury warto zatem rozpocząć prace weryfikacyjne nad zgodnością systemu księgowego i oprogramowania z FA(3) i przeprowadzenie testów w ramach środowiska testowego, które ma zostać udostępnione w listopadzie. 

Warto również pamiętać, że nie będzie możliwości anulowania e-faktur wystawionych w KSeF – jedyną możliwością poprawienia faktur będzie wystawienie faktur korygujących. 

Poza możliwością korzystania ze środowiska testowego, korzystnym rozwiązaniem dla podatników, którzy będą musieli zmierzyć się z nowymi obowiązkami, jest również odroczenie do końca 2026 r. stosowania kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF. 

Niezależnie od odroczenia stosowania kar, warto rozpocząć wdrażanie firmy w nowe obowiązki, skupiając się przede wszystkim na weryfikacji systemów księgowych i oprogramowania oraz szkoleniu pracowników w zakresie nowych procesów – tak, aby po udostępnieniu środowiska testowego można było w praktyce sprawdzić stopień przygotowania przedsiębiorstwa do wprowadzanych wymogów.  

Jeśli byliby Państwo zainteresowani naszym wsparciem w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu. 

Autor: Małgorzata Miciak