Utwory pracownicze w prawie autorskim – co powinien wiedzieć pracodawca i pracownik? 

Czym są utwory pracownicze? 

Niejednokrotnie zdarza się, że pracownik, wykonując swoje obowiązki służbowe, tworzy utwór chroniony prawem autorskim. To tym bardziej prawdopodobne, że zakres ochrony, który przyznaje prawo autorskie jest szeroki i często nawet drobne “dzieła” podlegają ochronie. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: kto ma prawo korzystać z powstałego utworu? Kwestia ta została uregulowana w art. 12 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: „u.p.a.p.p.”), który wprowadza pojęcie tzw. utworów pracowniczych. 

Zgodnie z powołanym przepisem, pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. 

W praktyce oznacza to, że pracownik nie może dowolnie rozporządzać takim utworem. Pracodawca staje się uprawniony z autorskich praw majątkowych, a pracownik zachowuje jedynie prawa osobiste, m.in. prawo do autorstwa czy oznaczenia utworu swoim nazwiskiem. Dzięki temu pracodawca może swobodnie korzystać z utworu w zakresie wynikającym z umowy o pracę, bez konieczności zawierania dodatkowych umów lub porozumień. 

Warto podkreślić, że za przeniesienie praw autorskich pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie – jest ono „wliczone” w pensję z tytułu umowy o pracę. Strony mogą jednak umówić się inaczej i przewidzieć dodatkowe świadczenia za działalność twórczą, np. w formie premii, dodatku czy procentowego udziału w wynagrodzeniu zasadniczym. 

Nie każdy utwór w pracy staje się własnością pracodawcy 

Art. 12 u.p.a.p.p. ma zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy utwór został stworzony przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że utwory powstałe w ramach umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, dzieła) nie przechodzą automatycznie na zlecającego. W takich umowach konieczne jest wprowadzenie wyraźnych postanowień o przeniesieniu praw autorskich, aby zlecający mógł swobodnie korzystać z powstałego utworu. 

Kolejnym warunkiem przejęcia praw przez pracodawcę jest to, aby utwór powstał w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych. Nie wystarczy, że został stworzony w godzinach pracy, w siedzibie firmy czy przy użyciu służbowego sprzętu. Nie obejmuje to również sytuacji, w których utwór powstał tylko „przy okazji” wykonywania obowiązków albo przy wsparciu pracodawcy. 

Przykład: 

Grafik zatrudniony w agencji reklamowej przygotowuje w godzinach pracy plakat na potrzeby własnego wydarzenia kulturalnego, korzystając z firmowego sprzętu. Takie dzieło nie będzie traktowane jako utwór pracowniczy – nawet jeśli powstało w biurze i przy użyciu narzędzi pracodawcy. 

Warto więc zadbać, aby zakres obowiązków wprost przewidywał tworzenie utworów w rozumieniu prawa autorskiego. Należy możliwie precyzyjnie określić, jakie twórcze zadania będą wykonywane w ramach stosunku pracy. 

Kiedy pracodawca może zacząć korzystać z utworu stworzonego przez pracownika? 

Art. 12 u.p.a.p.p. przewiduje, że momentem nabycia praw jest przyjęcie utworu przez pracodawcę. Oświadczenie woli o przyjęciu może być wyrażone w dowolnej formie, także dorozumianej, pod warunkiem że nie budzi wątpliwości po stronie pracownika. 

Może się zdarzyć, że pracodawca nie będzie zainteresowany dziełem albo przyjmie je pod warunkiem wprowadzenia poprawek. Wówczas, w terminie 6 miesięcy od dostarczenia utworu, powinien poinformować o odmowie lub o warunkowym przyjęciu. Jeśli tego nie zrobi, uznaje się, że przyjął utwór w wersji pierwotnej. Strony mogą w umowie przewidzieć inny termin. 

Często zdarza się, że po dostarczeniu pracodawcy utworu, ten nie składa wyraźnego oświadczenia o jego przyjęciu. W takiej sytuacji, zgodnie z przepisami, prawa autorskie przechodzą na pracodawcę dopiero z upływem 6 miesięcy od dnia dostarczenia utworu. Termin ten jest stosunkowo długi, dlatego w umowie o pracę warto przewidzieć krótszy okres, aby pracodawca mógł na bieżąco nabywać prawa do utworów tworzonych przez pracownika.  

Rozwiązanie umowy a prawa autorskie 

Rozwiązanie umowy o pracę – niezależnie od jego przyczyny – nie wpływa na nabyte przez pracodawcę prawa majątkowe. Nawet po zakończeniu współpracy pracodawca zachowuje pełne prawo do korzystania z utworów powstałych w trakcie zatrudnienia. 

Odzyskanie praw do utworu – kiedy jest możliwe? 

Pracownik może odzyskać prawa majątkowe do stworzonego utworu, jeśli pracodawca nie przystąpi do jego rozpowszechnienia. Jeżeli w ciągu dwóch lat od przyjęcia dzieła pracodawca nie podejmie żadnych działań w tym kierunku, twórca może wyznaczyć mu dodatkowy termin. Jeśli i on minie bezskutecznie, prawa wracają do autora – wraz z własnością nośnika, na którym utwór został utrwalony – chyba że strony w umowie ustaliły inaczej. 

Twórczość pracownicza w IT – odrębne zasady 

W przypadku programów komputerowych obowiązuje szczególna regulacja. Zgodnie z art. 74 ust. 3 u.p.a.p.p., pracodawca nabywa prawa majątkowe do programu stworzonego w ramach stosunku pracy – nawet jeśli nie został on ukończony i niezależnie od złożenia oświadczenia o jego przyjęciu. Mamy tu do czynienia z tzw. „pierwotnym nabyciem” praw autorskich majątkowych przez pracodawcę. Prawa te od razu powstają na rzecz pracodawcy, nie dochodzi do ich przeniesienia na pracodawcę przez pracownika.  

50% koszty uzyskania przychodów przy utworach pracowniczych 

Warto także pamiętać o konsekwencjach podatkowych związanych z przeniesieniem praw autorskich na pracodawcę. Ustawa o PIT z 26 lipca 1991 r. przewiduje możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 9a–9aa oraz 9b). 

Aby było to możliwe, umowa o pracę powinna jasno wskazywać, że do obowiązków pracownika należy działalność twórcza, a wynagrodzenie za przeniesienie praw stanowi wyodrębnioną część pensji. Honorarium może być określone kwotowo lub procentowo, a jego wysokość ustala pracodawca. Organy podatkowe i sądy podkreślają jednak, że nie wystarczy samo wskazanie procentu czasu pracy przeznaczonego na działalność twórczą – konieczne jest faktyczne powstanie utworu i wypłata wynagrodzenia. Kluczowe w przypadku korzystania z 50% kosztów jest również to, czy faktycznie doszło do przeniesienia autorskich praw majątkowych przez pracodawcę. Jeśli to przeniesienie nie następuje (np. dlatego, że prawa od razu powstają na rzecz pracodawcy), to bez odpowiednich modyfikacji umów o pracę stosowanie 50% kosztów może okazać się nieprawidłowe.  

Podsumowanie 

Regulacje dotyczące utworów pracowniczych mają kluczowe znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Jasne uregulowanie kwestii przenoszenia praw autorskich w umowie o pracę pozwala uniknąć sporów i wątpliwości co do możliwości korzystania z utworów. Choć zasadą jest przejęcie praw przez pracodawcę, strony mogą w umowie elastycznie dostosować te zasady do swoich potrzeb. 

Świadome uregulowanie praw autorskich w umowie o pracę to nie tylko formalność, ale realna ochrona interesów obu stron. Jeśli masz wątpliwości, jak najlepiej zabezpieczyć swoje prawa – skontaktuj się z nami, a doradzimy Ci najbezpieczniejsze rozwiązanie. 

Autor: radca prawny Marta Martyniak (bio)