Zmiana osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów – problemy interpretacyjne i kwestie praktyczne

Ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, nakłada na pracodawców obowiązek stworzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz ochrony sygnalistów. Jednym z kluczowych elementów tej procedury jest wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów [ewentualnie ustawa przewiduje możliwość wskazania zewnętrznego podmiotu]. W związku z tym co raz częściej zaczęło pojawiać się pytanie, czy w procedurze wewnętrznej należy wskazać taką osobę z imienia i nazwiska czy np. poprzez odniesienie do stanowiska w strukturze przedsiębiorstwa, a jeśli dojdzie do wskazania osoby wyłącznie z imienia i nazwiska, to czy każda zmiana tej osoby wymaga konsultacji z pracownikami?

Wskazanie osoby upoważnionej – różne podejścia

Przepisy ustawy wskazują, że procedura zgłoszeń wewnętrznych określa wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Literalne brzmienie przepisu sugeruje, że pracodawca powinien wskazać konkretnie wybraną osobę, co może oznaczać potrzebę podania jej imienia i nazwiska w treści procedury. Wskazanie danych konkretnej osoby miałoby zapewnić pracownikom jasność co do tego, kto bezpośrednio odpowiada za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń. 

Mimo że takie podejście może wynikać z literalnej wykładni przepisu, w praktyce często wybiera się inne rozwiązania, które zapewniają większą elastyczność organizacyjną – są praktyczne. Pozostają one zgodne z wynikami wykładni systemowej i celowościowej. Zamiast wskazywania osoby z imienia i nazwiska, niektóre organizacje decydują się na wskazanie jedynie funkcji lub stanowiska takiej osoby [także poprzez stworzenie odpowiedniej komórki w organizacji]. Taka praktyka ogranicza konieczność częstych zmian w procedurze, zwłaszcza gdy pracownik pełniący tę rolę zmieni się lub opuści firmę. Wówczas, w przypadku chęci dokonania zmiany odpowiedzialnej, nie dochodzi do modyfikacji procedury, ale wyłącznie osoby upoważnionej [dotychczasowe upoważnienie powinno zostać odwołane, a nowe upoważnienie powinno zostać udzielone]. Z pewnością takie rozwiązanie upraszcza zarządzanie systemem zgłoszeń naruszeń.

Czy zmiana osoby upoważnionej zawsze wymaga konsultacji z pracownikami?

Mając na uwadze brzmienie przepisu oraz jego literalną wykładnię należy uznać, że najbezpieczniejszą, choć nie zawsze praktyczną, opcją jest wskazanie takiej osoby z imienia i nazwiska. W takim przypadku możemy być pewni, że działamy zgodnie z przepisami. Musimy jednak mieć przy tym na uwadze, że jeśli zdecydujemy się wskazać osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń z imienia i nazwiska w samej procedurze, każda zmiana tej osoby, np. z powodu odejścia z firmy, może wymagać aktualizacji procedury. Czy taka zmiana wymaga pełnych konsultacji z pracownikami? Odpowiedź na to pytanie zależy od charakteru zmiany oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej organizacji.

Z formalnego punktu widzenia, zmiana osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń może być traktowana jako zmiana procedury, jeśli osoba ta została wskazana wyłącznie z imienia i nazwiska [a nie z użyciem określonego stanowiska w organizacji – np. inspektor ds. sygnalistów]. W przypadku zmiany w procedurze może być konieczne:

1. poinformowanie pracowników – jeśli zmiana dotyczy tylko osoby odpowiedzialnej, a nie zasad procedury. W większości przypadków wystarczy poinformowanie pracowników o nowym upoważnionym pracowniku. Jest to zmiana organizacyjna, która nie wymaga w naszej ocenie pełnych konsultacji, o ile zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń pozostają niezmienione;
2. przeprowadzenie konsultacji z pracownikami – pełne konsultacje mogą być wymagane w przypadku istotnych zmian w procedurach, które mogą wpływać na prawa lub obowiązki pracowników.

Jeśli jednak zmiana dotyczy wyłącznie aktualizacji imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, nie zmieniając zasad funkcjonowania systemu zgłoszeń, wówczas wystarczające będzie powiadomienie pracowników o zmianie, bez konieczności ponownych konsultacji. Warto również w ramach samej procedury zastrzec, że taka zmiana nie będzie uważana za zmianę procedury, która wymagałaby przeprowadzenia konsultacji z pracownikami, a jedynie powiadomienia ich o zmianie.

Zastępstwo w przypadku nieobecności

Warto także przewidzieć w procedurze mechanizm zastępstwa na wypadek nieobecności osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń. Taki system pozwala zapewnić sprawne funkcjonowanie systemu zgłoszeń, nawet gdy osoba wskazana w ramach procedury jest czasowo nieobecna. Przewidzenie zastępstw z pewnością minimalizuje ryzyko zakłóceń w przyjmowaniu zgłoszeń. Możemy taką osobę od razu wskazać w ramach procedury z imienia i nazwiska lub wprowadzić do procedury odpowiednie postanowienia, które pozwolą na upoważnienie innej osoby w przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń.

Podsumowanie

Literalnie odczytywane brzmienie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów sugeruje, że pracodawca powinien wyznaczyć konkretną osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, co może być interpretowane jako konieczność wskazania tej osoby z imienia i nazwiska. Wydaje się jednak, że takie rozwiązanie nie będzie praktyczne, może tworzyć niepotrzebne trudności w przypadku konieczności zmiany tej osoby. 

Jeśli w procedurze wskażemy taką osobę imiennie, każda zmiana będzie wymagała aktualizacji procedury. Wydaje się jednak, że w większości przypadków wystarczające będzie poinformowanie  o takiej zmianie, bez konieczności przeprowadzania konsultacji z pracownikami, o ile zasady działania systemu zgłoszeń pozostają niezmienione. 

Żeby uniknąć wątpliwości w tym zakresie, warto uregulować te kwestie w ramach procedury wdrażanej w firmie.