Zmiany w funkcjonowaniu rad nadzorczych 

13 października 2022 roku weszły w życie przepisy ustawy z dnia 9 lutego 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw [dalej: „Ustawa”], wprowadzające do polskiego porządku prawnego tzw. Prawo holdingowe. Pisaliśmy już o tym ważnym wydarzeniu: https://wnlegal.pl/aktualnosci/prawo-holdingowe-juz-od-pazdziernika (klik). 

W ramach Prawa holdingowego przyjęto rozwiązania dotyczące funkcjonowania organów nadzoru w ramach grupy spółek. Wskazano między innymi że rada nadzorcza spółki dominującej sprawuje stały nadzór nad realizacją interesu grupy spółek przez spółkę zależną uczestniczącą w grupie spółek, chyba że umowa albo statut spółki dominującej lub spółki zależnej stanowią inaczej.

Dodatkowo na podstawie znowelizowanych przepisów rada nadzorcza spółki dominującej może, z uwzględnieniem przepisów szczególnych, żądać od zarządu spółki zależnej udostępnienia ksiąg i dokumentów oraz udzielenia informacji w celu sprawowania nadzoru. 

W sytuacji, gdy umowa spółki dominującej nie przewiduje ustanowienia rady nadzorczej, kompetencje rady nadzorczej, wykonuje zarząd spółki dominującej.

Poniżej przedstawiam rozwiązania, które również zaczęły obowiązywać 13 października 2022 r., jednak mają one znaczenie dla podmiotów działających w ramach grup spółek, lecz wpływają na funkcjonowanie wszystkich rad nadzorczych:

Sprawozdanie rady nadzorczej

Na mocy Ustawy rady nadzorcze zobowiązane zostały do sporządzania oraz składania zgromadzeniu wspólników sprawozdania z działalności rady za ubiegły rok obrotowy. Sprawozdanie powinno zostać sporządzone w terminach, w których realizowane są obowiązki sprawozdawcze (według standardowych terminów, jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia 2022r. to sprawozdanie powinno zostać sporządzone najpóźniej do końca czerwca 2023 r.).

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. 

Informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia powinny zostać przekazane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Wysłuchanie audytora spółki

W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Komitet rady nadzorczej

Rady nadzorcze zyskały uprawnienie do ustanawiania doraźnych lub stałych komitetów, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (komitet rady nadzorczej). Komitet rady nadzorczej ma prawo podejmować czynności nadzorcze. Co do zasady powołanie komitetu rady nadzorczej ma usprawniać działanie rady poprzez sprawowanie nadzoru w określonym, węższym zakresie. 

Prawo korzystania z usług doradczych

Istotnym uprawnieniem przyznanym radom nadzorczym jest prawo do korzystania z usług doradczych. 

Jeżeli umowa spółki tak stanowi, rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. 

W umowie z doradcą spółkę reprezentuje rada nadzorcza. 

Zarząd spółki zobowiązany jest do udzielenia doradcy dostępu do dokumentów oraz żądanych przez doradcę dokumentów. 

Przyznane uprawnienie jest szczególnie istotne z punktu widzenia nadzoru właścicielskiego, dlatego też warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy spółki już przy jej tworzeniu, a w sytuacji gdy spółka już funkcjonuje poprzez dokonanie zmiany umowy. 

Posiedzenia rady nadzorczej

Ustawa zmieniająca uregulowała zasady zwoływania posiedzeń rady nadzorczej, mianowicie gdy umowa spółki nie stanowi inaczej, posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. 

Jednocześnie, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej oraz jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, podczas posiedzenia rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad. 

Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.

Obowiązek protokołowania posiedzeń rady nadzorczej

Nowe przepisy wprowadziły również obowiązek protokołowania posiedzeń rady nadzorczej. Protokół z posiedzenia rady nadzorczej podobnie jak protokół zarządu powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Ponadto w protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół powinien zostać podpisany co najmniej przez członka rady nadzorczej prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej. Jednocześnie przepisy dopuszczają uczestniczenie w posiedzeniach rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dopuszczalne jest również podejmowanie uchwał w trybie pisemnym oraz przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Obowiązek zachowania staranności, lojalności oraz poufności

Nowe przepisy wymagają aby członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożył staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz zachowywał lojalności wobec spółki.

Wprowadzone regulacje mają za zadanie zapewnić prawidłowe działanie rady nadzorczej oraz efektywne prowadzenie przez ten organ nadzoru wewnętrznego. Nałożenie na rady nadzorcze nowych obowiązków oraz nadanie nowych uprawnień w ocenie ustawodawcy doprowadzić ma do aktywizacji rad nadzorczych oraz zachęcenia ich do zintensyfikowania realizowania obowiązków.

W razie pytań zapraszamy do kontaktu: